Interview mit Olaf Döneke

Forderungsmanagement für die Wohnungswirtschaft

 

Die Bearbeitung von Forderungen stellt Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft, sowie Hausverwaltungen und Immobilienunternehmen regelmäßig vor große Herausforderungen. Denn im Gegensatz zu vielen anderen Branchen lassen sich Zahlungsstörungen in der Wohnungsbewirtschaftung nahezu unmöglich vermeiden. Somit zählt das Forderungsmanagement in vielen Wohnungsunternehmen zwar zur Kernkompetenz, es bindet aber auch gleichzeitig Kapazitäten, die die Unternehmen für die Kernaufgabe der Bewirtschaftung gewinnbringender einsetzen könnten.

Deshalb erfreut sich das Outsourcen von Funktionen, die das Forderungsmanagement unterstützen, bei Unternehmen der Branche zunehmender Beliebtheit. CRIFBÜRGEL Forderungsmanagement betreut zahlreiche Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft und kann diese Entwicklung nur bestätigen. Geschäftsführer Olaf Döneke weiß, worauf es den Wohnungsunternehmen ankommt.

Herr Döneke, für die Bearbeitung von rückständigen Mieten und die Überwachung von Mietkonten betreiben viele Wohnungsunternehmen eigene Mahnabteilungen. Dort haben sich die Abläufe eingespielt.  Welche Vorteile kann die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen hier noch
bringen?

In der Wohnungswirtschaft handelt es sich längst um ein Problem der Massenbearbeitung. Angesichts des dramatischen Verschuldungsgrades in der Bevölkerung müssen die eigenen Mahnabteilungen entsprechend groß dimensioniert sein. Das Überwachen der Mietkonten, das Ausbringen von kaufmännischen Mahnungen und im Einzelfall auch das persönliche Klärungsgespräch mit einem Mieter sind natürlich Tätigkeiten, die nur vom Unternehmen selbst erbracht werden sollten. Das gebietet auch schon der ethische Grundsatz, der mit der Verantwortung eines Wohnungsunternehmens verbunden ist. Andererseits unterliegen die Unternehmen natürlich auch einem Rentabilitätsgrundsatz. Das heißt, die vermietete Fläche muss auch wirtschaftlich bleiben.

Hier setzen wir an. Denn die Eigenaufwendungen für die Forderungsbeitreibung können nicht auf den Schuldner abgewälzt werden. Es ist rechtlich nicht erlaubt, Personal- und Verwaltungskosten der eigenen Forderungsbearbeitung vom  Mieter zu fordern. Wird dagegen ein Rechtsdienstleister eingeschaltet, entfallen die eigenen Aufwendungen und ein Schuldner hat die Inkassokosten als Verzugsschaden zu tragen.

Ab wann kommen Sie dann ins Spiel?

Das ist ganz unterschiedlich. Wie schon dargelegt, wird das Unternehmen das kaufmännische Mahnverfahren zunächst selber betreiben. Sind die Bemühungen erfolglos, bleibt nur die gerichtliche Geltendmachung. An dieser Stelle offenbart sich ein Kostenrisiko, denn ob die Gläubiger die Gerichtskosten und evtl. Gerichtsvollzieherkosten später vom säumigen Mieter erstattet bekommen, steht zunächst auf einem anderen Blatt.
Unsere Unterstützung an dieser Stelle kann darin bestehen, durch ein Aufforderungsschreiben von CRIFBÜRGEL den Beitreibungsdruck beim säumigen Mieter zu verstärken. Für das Wohnungsunternehmen ist dies nur ein zusätzliches Puzzle, um die vorgerichtliche Zahlungsquote zu verbessern und das Kostenrisiko zu reduzieren. Unsere Tätigkeit kann sich also je nach Wunsch auf diese vorgerichtliche Maßnahme reduzieren oder auf die komplette Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens erstrecken. In diesem Tätigkeitsbereich spielt vor allem unser know-how in der gerichtlichen Zwangsvollstreckung eine Rolle.

Welche Dienstleistung wird aus der Wohnungswirtschaft am meisten abgerufen?

Die meisten Kundenbeziehungen mit Wohnungsunternehmen beginnen im Bereich der Langzeitüberwachung bereits titulierter Mietforderungen. Für dieses Branchen-Spezialgebiet beschäftigen wir eine eigene Abteilung. Im Laufe der Jahre fanden immer mehr Wohnungsgesellschaften zu uns. Die Überwachung von Altforderungen ist die wohl am meisten genutzte Inkassodienstleistung, aber der Trend geht auch in die vorgerichtliche Unterstützung.


 

 

Was macht Ihre Langzeitüberwachung so attraktiv?

Die Überwachung ausgeklagter, also bereits titulierter Forderungen ist insoweit anspruchsvoll, als in diesen Forderungen die Unpfändbarkeit, bzw. die Erklärung der Vermögenslosigkeit durch die Schuldner zum Zeitpunkt unserer Beauftragung bereits vorliegt. Die Realisierung ist demnach als langfristiger Prozess im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen zu bewerten. Als Besonderheit ist zu berücksichtigen, dass ein großer Teil der betroffenen Schuldner meist im unteren Bereich des sozialen Gefüges platziert ist.
Erschwerend kommt hinzu, dass ein Teil der Schuldner nicht oder nur mit hohem Aufwand auffindbar ist.

Das klingt schwierig. Wie gehen Sie mit dieser Aufgabe um?

Das regelmäßige penetrante Ausbringen von Zwangsvollstreckungs-maßnahmen hat nach unserer Erfahrung wegen der ungenügenden Vermögenssituationen nur wenig Aussicht auf Erfolg. Dem Gegenüber hat sich die direkte Kontaktaufnahme und Kommunikation mit dieser Schuldnerklientel als teilweise erfolgreich herausgestellt.  Den überwiegenden Erfolg erzielen wir durch persönliche Telefongespräche und den Abschluss von Ratenzahlungsvereinbarungen. Sogar Schuldner mit harten Negativmerkmalen lassen sich am Telefon zu Zahlungsvereinbarungen bewegen und viele davon kommen Ihren Versprechen auch nach.

Setzen Sie für diese Aufgaben spezielle Programme ein?

Natürlich, ohne eine leistungsfähige Datenverarbeitung lassen sich unsere Prozesse nicht mehr handeln. Zum Beispiel arbeiten wir komplett papierlos und stellen unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen alle erforderlichen Dokumente digital an ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung. Auch haben wir ein ausgeklügeltes Wiedervorlagemanagement, dass telefonische und schriftliche Maßnahmen steuert.
Übrigens können uns unsere Kunden bei der Arbeit zusehen. Unser webbasierender Inkasso-Manager erlaubt den Einblick in unsere Tätigkeiten und auch in die erforderlichen Dokumente.

Eine Frage zum Schluss: Wohnungsunternehmen tragen auch eine gesellschaftliche Verantwortung. Dazu zählt auch der Umgang mit Menschen, Mietern und Mietschuldnern. Wie schaffen Sie als Inkasso-Partner diesen Balanceakt?

Das ist natürlich wichtig. Das Auftreten eines beauftragten Dienstleisters in diesem sensiblen Bereich ist auch eine Visitenkarte für das Wohnungsunternehmen. Nur wer im Forderungsmanagement kompetent und seriös agiert, kann auch eine partnerschaftliche Kundenbeziehung im Mietverhältnis erhalten. Unsere Kunden schätzen unseren konservativen und seriösen Stil. Das wirkt sich übrigens auch positiv auf die Zahlungsbereitschaft bei den Schuldnern aus.

Herr Döneke, wir bedanken uns für das Gespräch.

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qualifizierte Person gem. § 12 Abs. 4 RDG: Olaf Döneke / Geschäftsführer: Olaf Döneke

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